LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA AVANZA
(26/04/2009)
Andrea Cortellazzo- Cortellazzo & Soatto Divisione Aziendale(Articolo estratto da "C&S informa n.2 -2009")
Negli ultimi mesi il percorso verso la “dematerializzazione” della documentazione aziendale si è arricchito di tre importanti passi: l’introduzione del Libro Unico del Lavoro, tenuto anche in modalità digitale, la disciplina per la conservazione su supporti informatici dei registri e documenti assicurativi e l’introduzione del nuovo articolo 2515 bis del codice civile.
Chi segue da tempo l’evoluzione della normativa in tema di “conservazione sostitutiva”, ricorderà che dopo l’emanazione del DM Min. Finanze del 23.1.2004, che di fatto ha “abilitato” la conservazione sostitutiva della documentazione rilevante ai fini fiscali, non si erano più registrati allargamenti significativi di tali modalità di conservazione documentale ad altri specifici ambiti.
Negli ultimi mesi l’interesse per tale tematica si è riacceso con l’emanazione dei seguenti importanti provvedimenti:
1) Decreto Min.Lavoro, della salute e delle politiche sociali del 9.7.2008: si stabiliscono le “modalità e tempi di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina il relativo regime transitorio”, prevedendo tre modalità di tenuta alternative, tra cui il formato digitale su “supporti magnetici”.
2) Regolamento Isvap n.27 del 14 ottobre 2008: disciplina le modalità di conservazione di registri e documenti assicurativi su supporti informatici.
3) D.Legge 185/2008 (decreto “anti crisi”) – articolo 16, commi 12-bis e 12-ter: si aggiunge l'articolo 2215-bis nel corpo del Codice civile, diretto a disciplinare la tenuta informatica delle scritture contabili delle imprese e pertanto libri, repertori e tutta la documentazione obbligatoria possono essere formati e tenuti su supporto informatico.
1) Con l’introduzione del “Libro Unico del Lavoro” è stata disciplinata fin dall’origine la possibilità della sua tenuta in modalità digitale: tale previsione ha di fatto risolto l’impossibilità di prevedere una modalità di “conservazione sostitutiva” dei registri obbligatori disciplinati dal Ministero del Lavoro, prevedendo che il nuovo libro (che unifica libro matricola, registro presenze e libro paga) possa essere generato e conservato in modalità interamente digitale. In tale contesto la disposizione, indicando la modalità di tenuta digitale alternativa ad altre due analogiche (cartacee), almeno a giudizio di chi scrive, non è inquadrabile come “conservazione sostitutiva” di documentazione che ha nel formato cartaceo la sua dimensione originaria, in quanto la dimensione digitale è consentita fin dall’origine.
Quanto sopra evidenzia che in tale occasione il Legislatore, al momento di introdurre il nuovo “Libro Unico del Lavoro” ha considerato necessaria la disciplina della sua eventuale tenuta in modalità digitale, lasciando di fatto ai singoli soggetti obbligati la scelta tra il tradizionale formato cartaceo e il formato digitale.
2) Nel regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 i punti da tenere in considerazione sono i seguenti:
- l’articolo 4 disciplina le modalità di compilazione dei registri assicurativi introducendo la possibilità di formazione dei registri su supporti informatici nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Decreto Legislativo 7.3.2005, n. 82 ( ), e dalle relative norme di attuazione nonché del Decreto dell’Economia e delle Finanze del 23.1.2004 in materia di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e precisando che le annotazioni vanno eseguite entro sessanta giorni dalla data delle operazioni cui si riferiscono;
- l’articolo 5, comma 4, prevede che la conservazione dei registri formati su supporto informatico e la conservazione digitale sostitutiva dei registri formati su supporto cartaceo avvengano nel rispetto delle disposizioni del Decreto Legislativo 7.3.2005, n. 82. La conservazione dei registri formati su supporto informatico o la stampa dei registri formati su supporto cartaceo deve avvenire trimestralmente
- l’articolo 8, comma 3, prevede esplicitamente la possibilità di conservazione digitale sostitutiva dei documenti stabilendo, per i contratti di assicurazione e i contratti generali di riassicurazione, l’obbligo di effettuare la conservazione secondo le disposizioni previste dal Decreto Legislativo 7.3.2005 n. 82, per la conservazione dei documenti originali unici.
Di fatto l’istituto di Vigilanza sulle Assicurazioni Private ha previsto che tutti i registri e la documentazione di cui è obbligatoria tenuta e conservazione, siano gestiti e conservati anche in modalità digitale.
3) Il Decreto Legge 185/2008 inserisce un nuovo articolo nel codice civile, il 2215 bis il quale legittima esplicitamente i documenti informatici a livello civilistico e definisce le modalità informatiche di adempimento degli obblighi di vidimazione cartacea e numerazione preventiva oltre che di regolare tenuta. Di fatto ora nel Codice Civile trovano precisa collocazione i seguenti aspetti:
a) Esplicita legittimazione di tenuta contabile con documenti informatici
“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”
b) Requisiti di consultabilità
“Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge”
c) Modalità di assolvimento per tutti gli obblighi di tenuta
“Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.”.
d) Esplicita legittimazione di rilevanza probatoria
“I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.”
Oltre all’esplicita legittimazione dei documenti informatici a livello civilistico, è da sottolineare anche la possibilità di estendere la dematerializzazione anche ai documenti soggetti agli obblighi di vidimazione (es. libri sociali), che finora non era attuabile.
Peraltro la previsione del terzo comma dell’articolo 2215-bis, in cui si prescrive una “marcatura temporale” trimestrale ai fini di assolvere tutti gli obblighi di regolare tenuta, ci costringe a prendere atto che il Legislatore civilistico, con non poche imprecisioni, ha voluto indicare un termine trimestrale per la tenuta digitale di libri e registri aventi valenza civilistica, mentre per gli stessi libri e registri tenuti in modalità cartacea si continua a prevedere un termine annuale per il loro consolidamento. Inoltre la norma introdotta ha valenza solo civilistica, non fiscale e quindi, quanto dettato dal DM del 23.1.2004 continua ad essere normalmente applicabile, con un termine anche annuale in tema di conservazione sostitutiva di libri e registri aventi valenza fiscale.
Senza entrare nel merito della suddetta mancanza di coordinamento tra i dettami normativi pre-esistenti e quanto disciplinato dal nuovo art. 2215 bis, si segnala comunque che la previsione di “marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti”, difficilmente è conciliabile con la previsione che lascia sessanta giorni di tempo per effettuare le registrazioni contabili, ad esempio, nel caso del “Libro Giornale”,
Se da un lato non si deve omettere di evidenziare i punti di incertezza che le diverse previsioni normative lasciano sul campo, è peraltro indiscutibile che la digitalizzazione della documentazione aziendale ha intrapreso una via senza ritorno, che può essere così sintetizzata:
- inizialmente il Legislatore, nelle diverse vesti, su impulso di indicazioni Comunitarie, ha visto la necessità di disciplinare le modalità di conservazione sostitutiva delle diverse tipologie di documenti e registri obbligatori, la cui costituzione era prevista, almeno in origine, nella sola modalità cartacea;
- successivamente parte dei provvedimenti più recenti hanno colto l’occasione dell’istituzione di nuova documentazione obbligatoria, prevedendo espressamente anche la loro creazione e conservazione in modalità digitale “originaria”;
- il legislatore civilistico ha quindi sancito esplicitamente l’efficacia probatoria dei “libri, repertori e scritture” tenuti in modalità digitale.
Inoltre si deve sottolineare che i provvedimenti che sono intervenuti negli ultimi mesi, con espressioni diverse, in presenza di libri e registri obbligatori tenuti in modalità digitale, hanno dato precise indicazioni in termini di cadenze temporali infrannuali per il consolidamento delle diverse registrazioni.
Tali indicazioni sono, ad avviso di chi scrive, una precisa testimonianza della crescente consapevolezza da parte del Legislatore che, in presenza di un quadro normativo-tecnico da tempo consolidato, riconosce l’efficacia delle tecnologie attuali nel “gestire” con estrema facilità la documentazione in modalità digitale (dalla sua creazione, nelle diverse fasi della sua gestione e fino alla sua conservazione nel tempo), al punto da prevedere una maggiore frequenza e tempestività della fase di consolidamento delle registrazioni.
Di fronte a tale scenario non trova più alcuna giustificazione ostacolare l’abbandono del supporto cartaceo quale indispensabile connotato di libri e documenti obbligatori: l’auspicio è che si guardi con serenità ai vantaggi che la documentazione digitale può garantire a privati, imprese e pubblica amministrazione, superando qualche iniziale diffidenza nel ripensare alcune prassi amministrative consolidatesi nel tempo.
(26/04/2009)
Andrea Cortellazzo- Cortellazzo & Soatto Divisione Aziendale(Articolo estratto da "C&S informa n.2 -2009")
Negli ultimi mesi il percorso verso la “dematerializzazione” della documentazione aziendale si è arricchito di tre importanti passi: l’introduzione del Libro Unico del Lavoro, tenuto anche in modalità digitale, la disciplina per la conservazione su supporti informatici dei registri e documenti assicurativi e l’introduzione del nuovo articolo 2515 bis del codice civile.
Chi segue da tempo l’evoluzione della normativa in tema di “conservazione sostitutiva”, ricorderà che dopo l’emanazione del DM Min. Finanze del 23.1.2004, che di fatto ha “abilitato” la conservazione sostitutiva della documentazione rilevante ai fini fiscali, non si erano più registrati allargamenti significativi di tali modalità di conservazione documentale ad altri specifici ambiti.
Negli ultimi mesi l’interesse per tale tematica si è riacceso con l’emanazione dei seguenti importanti provvedimenti:
1) Decreto Min.Lavoro, della salute e delle politiche sociali del 9.7.2008: si stabiliscono le “modalità e tempi di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina il relativo regime transitorio”, prevedendo tre modalità di tenuta alternative, tra cui il formato digitale su “supporti magnetici”.
2) Regolamento Isvap n.27 del 14 ottobre 2008: disciplina le modalità di conservazione di registri e documenti assicurativi su supporti informatici.
3) D.Legge 185/2008 (decreto “anti crisi”) – articolo 16, commi 12-bis e 12-ter: si aggiunge l'articolo 2215-bis nel corpo del Codice civile, diretto a disciplinare la tenuta informatica delle scritture contabili delle imprese e pertanto libri, repertori e tutta la documentazione obbligatoria possono essere formati e tenuti su supporto informatico.
1) Con l’introduzione del “Libro Unico del Lavoro” è stata disciplinata fin dall’origine la possibilità della sua tenuta in modalità digitale: tale previsione ha di fatto risolto l’impossibilità di prevedere una modalità di “conservazione sostitutiva” dei registri obbligatori disciplinati dal Ministero del Lavoro, prevedendo che il nuovo libro (che unifica libro matricola, registro presenze e libro paga) possa essere generato e conservato in modalità interamente digitale. In tale contesto la disposizione, indicando la modalità di tenuta digitale alternativa ad altre due analogiche (cartacee), almeno a giudizio di chi scrive, non è inquadrabile come “conservazione sostitutiva” di documentazione che ha nel formato cartaceo la sua dimensione originaria, in quanto la dimensione digitale è consentita fin dall’origine.
Quanto sopra evidenzia che in tale occasione il Legislatore, al momento di introdurre il nuovo “Libro Unico del Lavoro” ha considerato necessaria la disciplina della sua eventuale tenuta in modalità digitale, lasciando di fatto ai singoli soggetti obbligati la scelta tra il tradizionale formato cartaceo e il formato digitale.
2) Nel regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 i punti da tenere in considerazione sono i seguenti:
- l’articolo 4 disciplina le modalità di compilazione dei registri assicurativi introducendo la possibilità di formazione dei registri su supporti informatici nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Decreto Legislativo 7.3.2005, n. 82 ( ), e dalle relative norme di attuazione nonché del Decreto dell’Economia e delle Finanze del 23.1.2004 in materia di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e precisando che le annotazioni vanno eseguite entro sessanta giorni dalla data delle operazioni cui si riferiscono;
- l’articolo 5, comma 4, prevede che la conservazione dei registri formati su supporto informatico e la conservazione digitale sostitutiva dei registri formati su supporto cartaceo avvengano nel rispetto delle disposizioni del Decreto Legislativo 7.3.2005, n. 82. La conservazione dei registri formati su supporto informatico o la stampa dei registri formati su supporto cartaceo deve avvenire trimestralmente
- l’articolo 8, comma 3, prevede esplicitamente la possibilità di conservazione digitale sostitutiva dei documenti stabilendo, per i contratti di assicurazione e i contratti generali di riassicurazione, l’obbligo di effettuare la conservazione secondo le disposizioni previste dal Decreto Legislativo 7.3.2005 n. 82, per la conservazione dei documenti originali unici.
Di fatto l’istituto di Vigilanza sulle Assicurazioni Private ha previsto che tutti i registri e la documentazione di cui è obbligatoria tenuta e conservazione, siano gestiti e conservati anche in modalità digitale.
3) Il Decreto Legge 185/2008 inserisce un nuovo articolo nel codice civile, il 2215 bis il quale legittima esplicitamente i documenti informatici a livello civilistico e definisce le modalità informatiche di adempimento degli obblighi di vidimazione cartacea e numerazione preventiva oltre che di regolare tenuta. Di fatto ora nel Codice Civile trovano precisa collocazione i seguenti aspetti:
a) Esplicita legittimazione di tenuta contabile con documenti informatici
“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”
b) Requisiti di consultabilità
“Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge”
c) Modalità di assolvimento per tutti gli obblighi di tenuta
“Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.”.
d) Esplicita legittimazione di rilevanza probatoria
“I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.”
Oltre all’esplicita legittimazione dei documenti informatici a livello civilistico, è da sottolineare anche la possibilità di estendere la dematerializzazione anche ai documenti soggetti agli obblighi di vidimazione (es. libri sociali), che finora non era attuabile.
Peraltro la previsione del terzo comma dell’articolo 2215-bis, in cui si prescrive una “marcatura temporale” trimestrale ai fini di assolvere tutti gli obblighi di regolare tenuta, ci costringe a prendere atto che il Legislatore civilistico, con non poche imprecisioni, ha voluto indicare un termine trimestrale per la tenuta digitale di libri e registri aventi valenza civilistica, mentre per gli stessi libri e registri tenuti in modalità cartacea si continua a prevedere un termine annuale per il loro consolidamento. Inoltre la norma introdotta ha valenza solo civilistica, non fiscale e quindi, quanto dettato dal DM del 23.1.2004 continua ad essere normalmente applicabile, con un termine anche annuale in tema di conservazione sostitutiva di libri e registri aventi valenza fiscale.
Senza entrare nel merito della suddetta mancanza di coordinamento tra i dettami normativi pre-esistenti e quanto disciplinato dal nuovo art. 2215 bis, si segnala comunque che la previsione di “marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti”, difficilmente è conciliabile con la previsione che lascia sessanta giorni di tempo per effettuare le registrazioni contabili, ad esempio, nel caso del “Libro Giornale”,
Se da un lato non si deve omettere di evidenziare i punti di incertezza che le diverse previsioni normative lasciano sul campo, è peraltro indiscutibile che la digitalizzazione della documentazione aziendale ha intrapreso una via senza ritorno, che può essere così sintetizzata:
- inizialmente il Legislatore, nelle diverse vesti, su impulso di indicazioni Comunitarie, ha visto la necessità di disciplinare le modalità di conservazione sostitutiva delle diverse tipologie di documenti e registri obbligatori, la cui costituzione era prevista, almeno in origine, nella sola modalità cartacea;
- successivamente parte dei provvedimenti più recenti hanno colto l’occasione dell’istituzione di nuova documentazione obbligatoria, prevedendo espressamente anche la loro creazione e conservazione in modalità digitale “originaria”;
- il legislatore civilistico ha quindi sancito esplicitamente l’efficacia probatoria dei “libri, repertori e scritture” tenuti in modalità digitale.
Inoltre si deve sottolineare che i provvedimenti che sono intervenuti negli ultimi mesi, con espressioni diverse, in presenza di libri e registri obbligatori tenuti in modalità digitale, hanno dato precise indicazioni in termini di cadenze temporali infrannuali per il consolidamento delle diverse registrazioni.
Tali indicazioni sono, ad avviso di chi scrive, una precisa testimonianza della crescente consapevolezza da parte del Legislatore che, in presenza di un quadro normativo-tecnico da tempo consolidato, riconosce l’efficacia delle tecnologie attuali nel “gestire” con estrema facilità la documentazione in modalità digitale (dalla sua creazione, nelle diverse fasi della sua gestione e fino alla sua conservazione nel tempo), al punto da prevedere una maggiore frequenza e tempestività della fase di consolidamento delle registrazioni.
Di fronte a tale scenario non trova più alcuna giustificazione ostacolare l’abbandono del supporto cartaceo quale indispensabile connotato di libri e documenti obbligatori: l’auspicio è che si guardi con serenità ai vantaggi che la documentazione digitale può garantire a privati, imprese e pubblica amministrazione, superando qualche iniziale diffidenza nel ripensare alcune prassi amministrative consolidatesi nel tempo.
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