LA FATTURA ELETTRONICA
(27/09/2004)
Andrea Cortellazzo - Cortellazzo & Soatto Divisione Consulenza Aziendale (Articolo estratto da "C&S informa n.6 -2004")
Con la recente entrata in vigore del D.Lgs. n. 52 del 20/2/2004 è stata recepita in Italia la Direttiva del Consiglio dell'Unione Europea 2001/115/CE del 20 dicembre 2001: tale disposizione prevede, in particolare, l’integrale gestione in forma elettronica dell’operazione di emissione della fattura, senza necessità di emissione del documento in forma cartacea, e l’emissione delle fatture in “outsourcing”.
Tale intervento normativo ha modificato alcune disposizioni del DPR 633/72:
- art 21 (fatturazione delle operazioni)
- art 39, 3° comma (tenuta e conservazione dei registri e dei documenti)
- art 52, 4° comma (accessi, ispezioni e verifiche)
Emissione delle fatture in “outsourcing” (art 21, 1° comma DPR 633/1972): l’emissione della fattura infatti può essere svolta, in alternativa al soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio, sia dallo stesso destinatario dell’operazione (cessionario o committente) oppure, per suo conto, da un terzo, anche se residente in un paese con il quale non esista alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Tale possibilità è consentita a condizione che:
- si dia comunicazione preventiva all’Amministrazione Finanziaria di tale delega in termini di emissione del documento
e
- il soggetto passivo di imposta residente eserciti l’attività da almeno cinque anni e non sia stato oggetto di notifiche, nel quinquennio precedente, di atti impositivi o di contestazioni di violazioni sostanziali in materia di IVA.
La suddetta opportunità sarà di stimolo allo sviluppo di specifici servizi di fatturazione per conto terzi (in outsourcing), soprattutto sfruttando le potenzialità della fatturazione elettronica che in presenza di grandi volumi di documenti, consentirà di abbattere una parte dei costi amministrativi aziendali.
In generale si tenga conto che la nuova formulazione dell’art 21, richiede che le fatture siano datate e numerate in ordine progressivo per anno solare e che siano indicate alcune informative aggiuntive:
o indicazione del rappresentante fiscale o della stabile organizzazione del soggetto non residente;
o numero di partita iva del cessionario del bene o del committente del servizio qualora quest’ultimo sia debitore dell’imposta in luogo del cedente o del prestatore (Es rottami e materiali di recupero, oro e argento);
o in caso di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, deve essere indicata la data di prima iscrizione del mezzo nei pubblici registri e il numero di chilometri percorsi o delle ore volate o navigate;
o in tutti i casi di mancata indicazione dell’ammontare dell’imposta, deve essere specificato il titolo e la norma di riferimento (compresi i casi di operazioni assoggettate al regime del margine per i beni usati, di operazioni effettuate da agenzie di viaggio o cessioni di beni effettuate da case d’asta;
o annotazione che la fattura è stata compilata dal destinatario o da un terzo, per conto del cedente o prestatore.
In caso di fatture emesse in lingua straniera è prevista l’indicazione della traduzione in lingua italiana, se richiesta dall’amministrazione finanziaria, ed è consentita l’indicazione di importi in valuta estera purchè l’imposta sia indicata in Euro.
Trasmissione telematica e archiviazione della fattura elettronica: la possibilità di trasmettere telematicamente le fatture in formato elettronico è consentita (art 21, 3° comma DPR 633/1972) a condizione che vi sia il previo accordo con il destinatario e che siano garantiti l’attestazione della data e l’autenticità dell’origine e integrità del contenuto della fattura elettronica attraverso l’utilizzo, rispettivamente, del riferimento temporale e della firma elettronica (si veda in proposito quanto pubblicato su C&S informa n.11/2003).
La normativa ha recepito precise indicazioni anche in merito alla stessa tenuta e conservazione delle fatture in forma elettronica (art 39 DPR 633/1972) disponendo che le modalità di conservazione alternative, cartacea o elettronica, dipendono dalla specifica modalità di trasmissione: qualora infatti la fattura elettronica sia trasmessa elettronicamente, nella stessa forma deve essere archiviata, mentre se gli stessi documenti sono consegnati o spediti in copia sotto forma cartacea, possono essere conservati in forma elettronica o in forma cartacea.
Per quanto attiene al luogo di conservazione delle fatture in forma elettronica può essere situato anche in altro stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza in materia di imposizione indiretta: in ogni caso il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio dello Stato, assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti, ivi compresi i certificati destinati a garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità delle fatture emesse in formato elettronico, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.
Con riferimento a quanto riportato in tema di trasmissione e archiviazione delle fatture in formato elettronico si precisa che, alla luce dei nuovi dettati normativi, ad opinione di chi scrive non sarebbe più lecita la prassi, da tempo attuata anche in Italia, di trasmettere la copia della fattura sotto forma di file allegati ad un comune messaggio e-mail.
Se da un lato infatti è pur vero che in passato molte volte l’amministrazione finanziaria si è espressa favorevolmente in merito alla legittimità della trasmissione tramite posta elettronica (risoluzioni n. 571134 del 19 luglio 1988, n. 450217 del 30 luglio 1990, n. 451163 del 30 novembre 1990, n. 107/E/2001/81597 del 4 luglio 2001, e circolare n.225/E/VI-12-2668 del 16 settembre 1996), purché i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini IVA vengano "materializzati" in documenti cartacei, alla luce delle specifiche indicazioni intervenute in termini delle suddette modalità alternative di conservazione di una fattura in formato elettronico (nella sua accezione più ampia di “documento informatico quale rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” ai sensi della recente delibera CNIPA del 19/2/2004), tale modalità di trasmissione telematica comporterebbe sia il rispetto delle condizioni previste in termini di utilizzo del riferimento temporale e della firma elettronica, che l’obbligo di archiviazione nella sola modalità elettronica consentita, impedendo quindi di stampare il documento inviato via e-mail e la sua conservazione cartacea. Su tale punto è auspicabile che l’Amministrazione finanziaria si esprima quanto prima, in modo da dare chiarezza ad una tematica che altrimenti rischia di creare non poca confusione agli operatori interessati.
Da ultimo, facendo riferimento a quanto già riportato in un precedente articolo (si veda in proposito quanto pubblicato su C&S informa n.2/2004), il recente D.M. 23 gennaio 2004 ha esteso la valenza dell’archiviazione elettronica dei documenti anche ai fini fiscali, in relazione all’emissione, conservazione ed esibizione di documenti informatici, nonché alla conservazione digitale di documenti analogici. Ai fini della tematica in oggetto si ricorda che i documenti informatici, per essere rilevanti ai fini tributari, devono soddisfare i requisiti seguenti:
o avere ala forma di documenti statici non modificabili
o essere emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica
o devono essere resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo in caso di verifiche controlli o ispezioni, presso il luogo di conservazione delle scritture
o deve essere garantita la leggibilità nel tempo, assicurando l’ordine cronologico senza soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta
o devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o a loro associazioni logiche.
Il processo di conservazione elettronica delle fatture deve avvenire almeno ogni 15 giorni mediante sottoscrizione elettronica e apposizione della marca temporale; il soggetto interessato o il responsabile della conservazione ha l’obbligo di trasmettere alle competenti agenzie fiscali l’ “impronta informatica” dell’archivio oggetto di archiviazione elettronica entro il mese successivo alla scadenza per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’Irap e all’ IVA.
(27/09/2004)
Andrea Cortellazzo - Cortellazzo & Soatto Divisione Consulenza Aziendale (Articolo estratto da "C&S informa n.6 -2004")
Con la recente entrata in vigore del D.Lgs. n. 52 del 20/2/2004 è stata recepita in Italia la Direttiva del Consiglio dell'Unione Europea 2001/115/CE del 20 dicembre 2001: tale disposizione prevede, in particolare, l’integrale gestione in forma elettronica dell’operazione di emissione della fattura, senza necessità di emissione del documento in forma cartacea, e l’emissione delle fatture in “outsourcing”.
Tale intervento normativo ha modificato alcune disposizioni del DPR 633/72:
- art 21 (fatturazione delle operazioni)
- art 39, 3° comma (tenuta e conservazione dei registri e dei documenti)
- art 52, 4° comma (accessi, ispezioni e verifiche)
Emissione delle fatture in “outsourcing” (art 21, 1° comma DPR 633/1972): l’emissione della fattura infatti può essere svolta, in alternativa al soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio, sia dallo stesso destinatario dell’operazione (cessionario o committente) oppure, per suo conto, da un terzo, anche se residente in un paese con il quale non esista alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Tale possibilità è consentita a condizione che:
- si dia comunicazione preventiva all’Amministrazione Finanziaria di tale delega in termini di emissione del documento
e
- il soggetto passivo di imposta residente eserciti l’attività da almeno cinque anni e non sia stato oggetto di notifiche, nel quinquennio precedente, di atti impositivi o di contestazioni di violazioni sostanziali in materia di IVA.
La suddetta opportunità sarà di stimolo allo sviluppo di specifici servizi di fatturazione per conto terzi (in outsourcing), soprattutto sfruttando le potenzialità della fatturazione elettronica che in presenza di grandi volumi di documenti, consentirà di abbattere una parte dei costi amministrativi aziendali.
In generale si tenga conto che la nuova formulazione dell’art 21, richiede che le fatture siano datate e numerate in ordine progressivo per anno solare e che siano indicate alcune informative aggiuntive:
o indicazione del rappresentante fiscale o della stabile organizzazione del soggetto non residente;
o numero di partita iva del cessionario del bene o del committente del servizio qualora quest’ultimo sia debitore dell’imposta in luogo del cedente o del prestatore (Es rottami e materiali di recupero, oro e argento);
o in caso di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, deve essere indicata la data di prima iscrizione del mezzo nei pubblici registri e il numero di chilometri percorsi o delle ore volate o navigate;
o in tutti i casi di mancata indicazione dell’ammontare dell’imposta, deve essere specificato il titolo e la norma di riferimento (compresi i casi di operazioni assoggettate al regime del margine per i beni usati, di operazioni effettuate da agenzie di viaggio o cessioni di beni effettuate da case d’asta;
o annotazione che la fattura è stata compilata dal destinatario o da un terzo, per conto del cedente o prestatore.
In caso di fatture emesse in lingua straniera è prevista l’indicazione della traduzione in lingua italiana, se richiesta dall’amministrazione finanziaria, ed è consentita l’indicazione di importi in valuta estera purchè l’imposta sia indicata in Euro.
Trasmissione telematica e archiviazione della fattura elettronica: la possibilità di trasmettere telematicamente le fatture in formato elettronico è consentita (art 21, 3° comma DPR 633/1972) a condizione che vi sia il previo accordo con il destinatario e che siano garantiti l’attestazione della data e l’autenticità dell’origine e integrità del contenuto della fattura elettronica attraverso l’utilizzo, rispettivamente, del riferimento temporale e della firma elettronica (si veda in proposito quanto pubblicato su C&S informa n.11/2003).
La normativa ha recepito precise indicazioni anche in merito alla stessa tenuta e conservazione delle fatture in forma elettronica (art 39 DPR 633/1972) disponendo che le modalità di conservazione alternative, cartacea o elettronica, dipendono dalla specifica modalità di trasmissione: qualora infatti la fattura elettronica sia trasmessa elettronicamente, nella stessa forma deve essere archiviata, mentre se gli stessi documenti sono consegnati o spediti in copia sotto forma cartacea, possono essere conservati in forma elettronica o in forma cartacea.
Per quanto attiene al luogo di conservazione delle fatture in forma elettronica può essere situato anche in altro stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza in materia di imposizione indiretta: in ogni caso il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio dello Stato, assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti, ivi compresi i certificati destinati a garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità delle fatture emesse in formato elettronico, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.
Con riferimento a quanto riportato in tema di trasmissione e archiviazione delle fatture in formato elettronico si precisa che, alla luce dei nuovi dettati normativi, ad opinione di chi scrive non sarebbe più lecita la prassi, da tempo attuata anche in Italia, di trasmettere la copia della fattura sotto forma di file allegati ad un comune messaggio e-mail.
Se da un lato infatti è pur vero che in passato molte volte l’amministrazione finanziaria si è espressa favorevolmente in merito alla legittimità della trasmissione tramite posta elettronica (risoluzioni n. 571134 del 19 luglio 1988, n. 450217 del 30 luglio 1990, n. 451163 del 30 novembre 1990, n. 107/E/2001/81597 del 4 luglio 2001, e circolare n.225/E/VI-12-2668 del 16 settembre 1996), purché i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini IVA vengano "materializzati" in documenti cartacei, alla luce delle specifiche indicazioni intervenute in termini delle suddette modalità alternative di conservazione di una fattura in formato elettronico (nella sua accezione più ampia di “documento informatico quale rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” ai sensi della recente delibera CNIPA del 19/2/2004), tale modalità di trasmissione telematica comporterebbe sia il rispetto delle condizioni previste in termini di utilizzo del riferimento temporale e della firma elettronica, che l’obbligo di archiviazione nella sola modalità elettronica consentita, impedendo quindi di stampare il documento inviato via e-mail e la sua conservazione cartacea. Su tale punto è auspicabile che l’Amministrazione finanziaria si esprima quanto prima, in modo da dare chiarezza ad una tematica che altrimenti rischia di creare non poca confusione agli operatori interessati.
Da ultimo, facendo riferimento a quanto già riportato in un precedente articolo (si veda in proposito quanto pubblicato su C&S informa n.2/2004), il recente D.M. 23 gennaio 2004 ha esteso la valenza dell’archiviazione elettronica dei documenti anche ai fini fiscali, in relazione all’emissione, conservazione ed esibizione di documenti informatici, nonché alla conservazione digitale di documenti analogici. Ai fini della tematica in oggetto si ricorda che i documenti informatici, per essere rilevanti ai fini tributari, devono soddisfare i requisiti seguenti:
o avere ala forma di documenti statici non modificabili
o essere emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica
o devono essere resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo in caso di verifiche controlli o ispezioni, presso il luogo di conservazione delle scritture
o deve essere garantita la leggibilità nel tempo, assicurando l’ordine cronologico senza soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta
o devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o a loro associazioni logiche.
Il processo di conservazione elettronica delle fatture deve avvenire almeno ogni 15 giorni mediante sottoscrizione elettronica e apposizione della marca temporale; il soggetto interessato o il responsabile della conservazione ha l’obbligo di trasmettere alle competenti agenzie fiscali l’ “impronta informatica” dell’archivio oggetto di archiviazione elettronica entro il mese successivo alla scadenza per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’Irap e all’ IVA.
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