IL FISCO ARCHIVIA ELETTRONICAMENTE
(10/05/2004)
Andrea Cortellazzo - Cortellazzo & Soatto Divisione Consulenza Aziendale (Articolo estratto da "C&S informa n.2 -2004")
Finalmente il Ministero dell’Economia con il decreto del 23 gennaio u.s. ha sancito la possibilità di archiviare in formato elettronico la documentazione rilevante ai fini fiscali, senza pretendere più la conservazione della corrispondente documentazione in formato cartaceo.
Da molto tempo era disponibile la normativa tecnica relativa all’archiviazione elettronica (DPR 445/2000, Dpcm 8.2.1999, delibera AIPA 42/2001) ma si attendeva l’emanazione di un regolamento ad hoc per consentire la valenza “fiscale” della stessa: il decreto in oggetto rappresenta quindi un “raccordo” tra quanto era stato nel frattempo disciplinato a livello tecnico e civilistico e quelle che sono le esigenze in termini di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti ai fini tributari.
Innanzitutto si tenga presente che è esclusa dalla portata della suddetta normativa l’archiviazione dei documenti rilevanti ai fini doganali, delle accise e delle imposte di consumo di competenza delle agenzia delle Dogane, mentre interessa direttamente tutti gli altri documenti la cui conservazione ha rilevanza fiscale, in primis a fini accertativi.
Evidentemente i connotati tecnologici della materia hanno un’influenza precisa anche sullo stesso decreto che presenta all’art. 1 una serie di definizioni tecniche, ricalcando quanto previsto in particolare nella delibera AIPA 42/2001, finalizzate a precisare il significato di alcune terminologie quali ad esempio “il documento informatico”, “la firma elettronica”, “la marca temporale” e “l’impronta dell’archivio informatico”: tutto ciò può di fatto essere letto come fasi ulteriori del processo di “evoluzione tecnico-informatica” che da tempo sta interessando enti ed aziende e che ha portato, ad esempio, all’avvento dell’invio telematico delle dichiarazioni dei redditi e più recentemente dei bilanci.
I documenti che quotidianamente sono a supporto del flusso informativo interno ed esterno all’azienda o ente che sia, hanno oggi origine prevalentemente digitale, attraverso strumenti software che consentono appunto la “digitalizzazione” in file degli stessi documenti, mentre solo in una fase successiva gli stessi vengono stampati o inviati a mezzo fax o posta elettronica: come dire che in molti casi i documenti sono già nativamente archiviati elettronicamente al momento della loro creazione.
Queste considerazioni valgono evidentemente anche per i documenti aventi valenza fiscale, quali fatture di vendita, documenti di trasporto, ecc. fino ad oggi conservati cartaceamente negli uffici amministrativi di ogni azienda o ente che sia, visto che tali documenti rappresentano solo una formalizzazione di dati (informazioni) nativamente presenti negli archivi digitali dei sistemi informatici presenti negli stessi uffici (documenti digitali): in sostanza oggi è possibile “strutturare” gli archivi informatici connessi ai sistemi gestionali con l’impiego della firma elettronica e della marca temporale, in modo da garantire l’osservanza degli obblighi previsti dall’art. 3 del decreto in oggetto. Più precisamente è previsto che il processo di memorizzazione informatica, apposizione di firma elettronica e marcatura temporale sia effettuato a cura del responsabile della conservazione, ai sensi dell’art.5 della delibera AIPA 42/2001, con cadenza almeno ogni 15 giorni per la fatture e almeno una volta l’anno per tutti gli altri documenti.
Parallelamente è possibile acquisire in “formato immagine” con l’ausilio di strumenti tipo scanner, i documenti cartacei (documenti analogici) quali ad esempio le scritture contabili, per poterne quindi archiviare la copia in formato digitale: in questo caso il processo di archiviazione elettronica prevederebbe obbligatoriamente l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale da parte di un pubblico ufficiale (notaio) che attesti la conformità di quanto archiviato con il documento di origine: non è tuttavia da escludere che su quest’ultimo punto ci sia una successiva apertura a vantaggio di ulteriori categorie professionali (dottori commercialisti in primis). Importante è tenere presente che qualora ci si attenga al processo di archiviazione come sopra sintetizzato, è autorizzata la distruzione dell’originale documentazione cartacea. E’ comunque previsto l’obbligo di rendere visibili le informazioni e anche di riprodurle su richiesta in formato cartaceo (stampa) presso il luogo di conservazione delle scritture, in tutti i casi di verifiche, controlli o ispezioni di natura fiscale.
Da ultimo è previsto che per dare definitiva valenza fiscale ai documenti archiviati elettronicamente entro il mese successivo alla scadenza per l’invio delle dichiarazioni dei redditi, IRAP e IVA il soggetto interessato o il suo responsabile per l’archiviazione trasmetta alle competenti Agenzie fiscali “l’impronta” dell’archivio informatico oggetto della conservazione, completo di firma elettronica e di marcatura temporale: su questo punto si attendono ulteriori chiarimenti da parte delle stesse Agenzie fiscali.
Tutto ciò può sembrare un quadro piuttosto complesso e nebuloso, ma agli occhi di chi guarda con fiducia all’innovazione tecnologica, rappresenta una concerta possibilità di ottimizzare in termini di efficienza, innanzitutto alcuni processi chiave presenti nell’area amministrativa di ogni azienda: in particolare il flusso legato alla fatturazione attiva e passiva e la documentazione che da esse è veicolata può da un lato essere meglio integrato con i sistemi gestionali aziendali e dall’altro con le funzionalità dei più diffusi sistemi di posta elettronica. Si tenga anche presente che un aspetto collaterale, ma non certamente non trascurabile, consiste nella possibilità di ridurre con gradualità la mole di “carta” negli archivi aziendali, a tutto vantaggio non solo della disponibilità di spazio, ma soprattutto della rintracciabilità e condivisione efficiente delle informazioni presenti all’interno dei documenti archiviati elettronicamente.
Si tratta quindi, a nostro avviso, di valutare con serenità gli ambiti di concreta applicazione dell’archiviazione elettronica documentale all’interno delle nostre aziende, confortati da fatto che i documenti elettronici stanno soppiantando il supporto cartaceo, in nome di una maggiore fruibilità e condivisione delle informazioni in essi contenute e che, comunque vadano le cose, sarà sempre possibile stamparli su carta esattamente come probabilmente si è fatto per questo nostro notiziario.
(10/05/2004)
Andrea Cortellazzo - Cortellazzo & Soatto Divisione Consulenza Aziendale (Articolo estratto da "C&S informa n.2 -2004")
Finalmente il Ministero dell’Economia con il decreto del 23 gennaio u.s. ha sancito la possibilità di archiviare in formato elettronico la documentazione rilevante ai fini fiscali, senza pretendere più la conservazione della corrispondente documentazione in formato cartaceo.
Da molto tempo era disponibile la normativa tecnica relativa all’archiviazione elettronica (DPR 445/2000, Dpcm 8.2.1999, delibera AIPA 42/2001) ma si attendeva l’emanazione di un regolamento ad hoc per consentire la valenza “fiscale” della stessa: il decreto in oggetto rappresenta quindi un “raccordo” tra quanto era stato nel frattempo disciplinato a livello tecnico e civilistico e quelle che sono le esigenze in termini di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti ai fini tributari.
Innanzitutto si tenga presente che è esclusa dalla portata della suddetta normativa l’archiviazione dei documenti rilevanti ai fini doganali, delle accise e delle imposte di consumo di competenza delle agenzia delle Dogane, mentre interessa direttamente tutti gli altri documenti la cui conservazione ha rilevanza fiscale, in primis a fini accertativi.
Evidentemente i connotati tecnologici della materia hanno un’influenza precisa anche sullo stesso decreto che presenta all’art. 1 una serie di definizioni tecniche, ricalcando quanto previsto in particolare nella delibera AIPA 42/2001, finalizzate a precisare il significato di alcune terminologie quali ad esempio “il documento informatico”, “la firma elettronica”, “la marca temporale” e “l’impronta dell’archivio informatico”: tutto ciò può di fatto essere letto come fasi ulteriori del processo di “evoluzione tecnico-informatica” che da tempo sta interessando enti ed aziende e che ha portato, ad esempio, all’avvento dell’invio telematico delle dichiarazioni dei redditi e più recentemente dei bilanci.
I documenti che quotidianamente sono a supporto del flusso informativo interno ed esterno all’azienda o ente che sia, hanno oggi origine prevalentemente digitale, attraverso strumenti software che consentono appunto la “digitalizzazione” in file degli stessi documenti, mentre solo in una fase successiva gli stessi vengono stampati o inviati a mezzo fax o posta elettronica: come dire che in molti casi i documenti sono già nativamente archiviati elettronicamente al momento della loro creazione.
Queste considerazioni valgono evidentemente anche per i documenti aventi valenza fiscale, quali fatture di vendita, documenti di trasporto, ecc. fino ad oggi conservati cartaceamente negli uffici amministrativi di ogni azienda o ente che sia, visto che tali documenti rappresentano solo una formalizzazione di dati (informazioni) nativamente presenti negli archivi digitali dei sistemi informatici presenti negli stessi uffici (documenti digitali): in sostanza oggi è possibile “strutturare” gli archivi informatici connessi ai sistemi gestionali con l’impiego della firma elettronica e della marca temporale, in modo da garantire l’osservanza degli obblighi previsti dall’art. 3 del decreto in oggetto. Più precisamente è previsto che il processo di memorizzazione informatica, apposizione di firma elettronica e marcatura temporale sia effettuato a cura del responsabile della conservazione, ai sensi dell’art.5 della delibera AIPA 42/2001, con cadenza almeno ogni 15 giorni per la fatture e almeno una volta l’anno per tutti gli altri documenti.
Parallelamente è possibile acquisire in “formato immagine” con l’ausilio di strumenti tipo scanner, i documenti cartacei (documenti analogici) quali ad esempio le scritture contabili, per poterne quindi archiviare la copia in formato digitale: in questo caso il processo di archiviazione elettronica prevederebbe obbligatoriamente l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale da parte di un pubblico ufficiale (notaio) che attesti la conformità di quanto archiviato con il documento di origine: non è tuttavia da escludere che su quest’ultimo punto ci sia una successiva apertura a vantaggio di ulteriori categorie professionali (dottori commercialisti in primis). Importante è tenere presente che qualora ci si attenga al processo di archiviazione come sopra sintetizzato, è autorizzata la distruzione dell’originale documentazione cartacea. E’ comunque previsto l’obbligo di rendere visibili le informazioni e anche di riprodurle su richiesta in formato cartaceo (stampa) presso il luogo di conservazione delle scritture, in tutti i casi di verifiche, controlli o ispezioni di natura fiscale.
Da ultimo è previsto che per dare definitiva valenza fiscale ai documenti archiviati elettronicamente entro il mese successivo alla scadenza per l’invio delle dichiarazioni dei redditi, IRAP e IVA il soggetto interessato o il suo responsabile per l’archiviazione trasmetta alle competenti Agenzie fiscali “l’impronta” dell’archivio informatico oggetto della conservazione, completo di firma elettronica e di marcatura temporale: su questo punto si attendono ulteriori chiarimenti da parte delle stesse Agenzie fiscali.
Tutto ciò può sembrare un quadro piuttosto complesso e nebuloso, ma agli occhi di chi guarda con fiducia all’innovazione tecnologica, rappresenta una concerta possibilità di ottimizzare in termini di efficienza, innanzitutto alcuni processi chiave presenti nell’area amministrativa di ogni azienda: in particolare il flusso legato alla fatturazione attiva e passiva e la documentazione che da esse è veicolata può da un lato essere meglio integrato con i sistemi gestionali aziendali e dall’altro con le funzionalità dei più diffusi sistemi di posta elettronica. Si tenga anche presente che un aspetto collaterale, ma non certamente non trascurabile, consiste nella possibilità di ridurre con gradualità la mole di “carta” negli archivi aziendali, a tutto vantaggio non solo della disponibilità di spazio, ma soprattutto della rintracciabilità e condivisione efficiente delle informazioni presenti all’interno dei documenti archiviati elettronicamente.
Si tratta quindi, a nostro avviso, di valutare con serenità gli ambiti di concreta applicazione dell’archiviazione elettronica documentale all’interno delle nostre aziende, confortati da fatto che i documenti elettronici stanno soppiantando il supporto cartaceo, in nome di una maggiore fruibilità e condivisione delle informazioni in essi contenute e che, comunque vadano le cose, sarà sempre possibile stamparli su carta esattamente come probabilmente si è fatto per questo nostro notiziario.
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