Sempre meno carta a supporto dei processi amministrativi aziendali

Chi pensava che l’era dei documenti amministrativi digitali dovesse avanzare lentamente si è ricreduto: in pochi giorni è stato abrogato il DM 23 gennaio 2004 (aveva dato valenza “fiscale” ai documenti in “conservazione sostitutiva a norma”) con la pubblicazione in GU del DM 17 giugno 2014 ed è stata emanata la Circolare Agenzia Entrate n. 18 del 24.6.2014 in materia di fatturazione elettronica.  

I due interventi suddetti arrivano nel mese in cui ha visto la luce l’avvio della fatturazione elettronica obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione, con un conseguente effetto di rapida e crescente attenzione per tutta la tematica correlata alla Conservazione a norma dei documenti amministrativi digitali, ricordando che i suddetti flussi[KG-S1]  di fatturazione elettronica verso la PA, impongono la sola conservazione a norma degli stessi, senza più consentire la fatturazione in modalità cartacea.  

Nell’ambito dell’intervento di cui al suddetto DM 17 giugno 2014, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, il provvedimento ha ridefinito le modalità di attuazione degli obblighi fiscali inerenti ai documenti informatici, prevedendo in particolare:  

• il superamento del vincolo temporale di 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche;
• l’eliminazione della comunicazione dell’impronta degli archivi digitali all’Agenzia delle Entrate;
• la semplificazione del processo di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici.  

Nel dettaglio, in particolare, il testo del decreto conferma che gli obblighi da osservare in relazione ai documenti informatici rilevanti ai fini fiscali devono essere adempiuti nel rispetto delle regole tecniche previste dall’art. 71 del D.Lgs. n. 82/2005, nonché delle prescrizioni contenute nell’art. 21 comma 3 del DPR 633/72, come modificato in recepimento della direttiva 2010/45/UE in materia di fatturazione elettronica:  

• I documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono presentare le caratteristiche dell’ immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità e utilizzano i formati previsti dal D.Lgs. 82/2005 e dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione (in tema di “fatture elettroniche” tali indicazioni trovano approfondimento specifico anche nella sopra indicata CM del 24.6 u.s.);
• In tema di conservazione dei documenti informatici si prevede che siano rispettate le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità e che siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici;
• trova conferma la conclusione del processo di conservazione dei documenti, che termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione, con l’importante semplificazione che per tutte le tipologie di documenti deve avvenire entro il termine di cui all’art. 7 comma 4-ter del DL 357/94 (entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi), venendo quindi meno le previsioni inerenti gli obblighi di conservazione quindicinale delle fatture;
• il contribuente comunica nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento che effettua la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità elettronica, di fatto eliminando l’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico alle Agenzie fiscali;
• le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui [KG-S2] documenti informatici fiscalmente rilevanti per i soggetti passivi IVA, prevedendo un versamento mediante modello F24 on line, in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.  

Tutti gli interventi di semplificazione sono da salutare con entusiasmo?  

Certamente sì se sono rivolti ad aziende, enti e professionisti che già hanno assimilato una “cultura digitale nativa” nell’ambito dei processi amministrativi aziendali, mentre chi scrive ha molte perplessità in tutti gli altri casi.

Il “cambiamento culturale” legato al graduale abbandono della documentazione cartacea richiede infatti tempo e pertanto la suddetta “deregolamentazione procedurale” sopra indicata, aumenta la necessità che il ruolo del “Responsabile del procedimento di Conservazione a norma (c.d. sostitutiva)” sia svolto da chi si prenda cura della messa a punto delle procedure, comprese le tempistiche correlate alle “….. disposizioni in materia di tenuta della contabilità … “ oltre a garantire “ ….che siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (riprendendo quanto previsto dal nuovo DM del 17 giugno us).

Si prendano ad esempio i documenti “tipo fatture” (siano essi del tipo Xml verso la PA, piuttosto che le altre tipologie di fatture) per i quali la tempistica da ipotizzare per le scadenze delle chiusure dei c.d. supporti di conservazione a norma non possono prescindere dagli obblighi di registrazione contabile entro i 60 gg, oltre che dalla definizione mensile o trimestrale della liquidazione IVA periodica: in altri termini una buona procedura di conservazione a norma delle fatture di aziende/enti o professionisti, dovrà necessariamente tenere conto del fatto che al momento della liquidazione dell’IVA di periodo tutti i documenti rilevanti (fatture attive e passive) abbiano completato il loro iter di conservazione a norma, ovviamente se conservate in formato digitale.  

Anche la non più necessaria “estrazione delle impronte informatiche” al fine dell’adempimento di trasmissione telematica alle Agenzie Fiscali, ora abrogato, fornisce un interessante spunto di riflessione: se da un lato si trattava di un adempimento gravoso, lo stesso aveva però la valenza importante di consentire una verifica annuale dei diversi “soggetti” delegati alle varie fasi del procedimento di conservazione a noma, visto che era necessaria l’indicazione dei loro rispettivi CF o P.IVA a corredo della suddetta trasmissione telematica. Ora si rende necessario che tali informazioni siano periodicamente tenute aggiornate nel solo “manuale della conservazione a norma”, elemento essenziale dell’intero procedimento, sotto la stretta vigilanza del Responsabile della Conservazione.  

Volendo ora entrare nel merito della specifica “fatturazione elettronica”, il contributo della già citata circolare n.18 del 24 giugno 2014 è articolato nelle seguenti precisazioni:

• l’elemento determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario utilizzato per la propria creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa o messa a disposizione, ricevuta ed accettata dal destinatario. Si considera quindi ad esempio “fattura elettronica” anche quella creata in formato cartaceo successivamente trasformata in documento informatico per essere inviata e ricevuta tramite canali telematici, come la posta elettronica, purché soddisfi i requisiti di legge, tra i quali l’accettazione da parte del destinatario (art. 21 del DPR 633/1972);  
• la previsione dell’accettazione da parte del destinatario delle “fatture elettroniche” non presuppone necessariamente la formalizzazione di un accordo, precedente o successivo, alla fatturazione tra le parti, né influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica; si precisa in particolare che, qualora l’emittente trasmetta, o metta a disposizione del ricevente, una fattura elettronica, questa rimarrà tale in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, anche nell’ipotesi in cui il destinatario non accetti tale processo e materializzi il documento, tramite la stampa e conservazione analogica del documento. (si ricorda che nei casi di “fattura elettronica” emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione, l’obbligo di conservazione elettronica sussiste invece per entrambe le parti - vedasi l’art. 1, comma 209 della L. 244/2007);  
• in ogni caso la fattura “generata e trasmessa in via elettronica” deve avere i requisiti di cui al comma 3 della predetta disposizione, dal momento della sua emissione sino al termine del proprio periodo di conservazione:  

- autenticità dell’origine, costituita dalla certezza in ordine all’identità del cedente o prestatore o dell’emittente della fattura, ovvero del cessionario o committente;

- integrità del documento, in quanto il contenuto della fattura non può essere alterato, potendo comunque essere convertito in altri formati – ad esempio, da MS word ad Xml;

- leggibilità, nel senso che la fattura e i propri dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa ed è possibile verificare che le informazioni del file elettronico non sono state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.  

In particolare i requisiti di cui ai suddetti punti a) e b) devono essere garantiti attraverso specifiche tecnologie, come la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, i sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati oppure quelli di controllo di gestione, idonei ad assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi ad essa riferibile: in tale disamina la prassi che si sta consolidando è il largo utilizzo di firme elettroniche (qualificata o digitale) dell’”emittente”, che può essere anche un soggetto terzo a tal fine incaricato. Analogamente anche l’invio della fattura elettronica può essere affidata ad un terzo soggetto, prevedendo in tal caso uno specifico accordo tra cedente o prestatore e il terzo affidatario della trasmissione, in base ad uno specifico incarico conferito.  

Da quanto sopra sintetizzato, i recenti interventi normativi ed interpretativi danno sempre più evidenza del graduale ed inesorabile abbandono del supporto cartaceo a garanzia dell’affidabilità dei processi amministrativi, contabili e fiscali: se da un lato si abbandona la carta, dall’altro il ruolo e le responsabilità correlate alle diverse sottoscrizioni digitali (vedi il caso dell’”emittente” la fattura elettronica, piuttosto che la “chiusura dei supporti di conservazione a norma” del Responsabile della Conservazione a Norma o suo delegato) diviene sempre più significativo. Sono ormai prossime le frontiere di automazioni tra diversi soggetti nei rispettivi processi di fatturazione, sull’esempio della Pubblica Amministrazione, tenendo conto che quando tali dinamiche coinvolgeranno il c.d. B2B (tra aziende/enti privati) i soggetti firmatari (digitalmente parlando) dei documenti a rilevanza fiscale, dovranno farsi garanti dei processi a monte: sarà crescente il ruolo di soggetti terzi delegati, e tale terzietà, unita a professionalità e competenza, garantiranno l’affidabilità alla base della tanto auspicata efficienza…… vedremo cosa ci riserveranno i prossimi mesi da qui al prossimo appuntamento di marzo 2015, quando l’obbligatorietà della fatturazione elettronica sarà estesa a tutta la Pubblica Amministrazione Italiana.

a cura di: 

dott. Andrea Cortellazzo